Un factor importante y bien conocido por la población puertorriqueña es la cantidad de trámites asociados con los contribuyentes, son una cantidad muy numerosa y con cualidades muy diversas entre ellas, por eso hay mantenerse bien informado para que, en caso de ser contribuyente, puedas concretarlas en el tiempo estipulado.
Un formulario muy importante y que tiene que ver con declaraciones informativas de los contribuyentes es el formulario 480, usado por los patronos para informar al departamento de Hacienda un sin fin de datos relacionados con el pago de empleados. Si quieres enterarte con profundidad de que va este formulario, ¡Continúe leyendo!
¿Qué es el Formulario 480?
La gran mayoría de los grandes comerciantes o patronos ubicados dentro de la jurisprudencia de Puerto Rico tienen la obligación legal de reportar y entregar anualmente una serie de formularios a los contratistas independientes o empleados bajo su mando para que puedan radicar ciertas planillas antes de que acabe el año fiscal, el formulario 480 es uno de ellos.
El formulario 480 es un documento especializado con un método para llenarlo particular, se encarga o es utilizado para completar declaraciones informativas en el Departamento de Hacienda ubicado en Puerto Rico, por supuesto, el formulario 480 se encuentra subdividido en muchos otros formularios, ya que va a depender del tipo de declaración informativa que se deba hacer.
En cada caso, acorde a la declaración que el patrono confiera a su empleado, tendrá una fecha límite de entrega, por eso se debe investigar cada una de las declaraciones informativas hábiles que el Departamento de Hacienda puede radiar, por poner algunos de ejemplos, existen:
- El formulario 480.5 (trata sobre el resumen de todas las declaraciones hechas en el año, se hace los primeros meses del año).
- El formulario 30 (de carácter anual, usado para señalar las contribuciones de ingresos retenidas en el origen no residenciales, se radica en abril).
- El formulario 7B (asociado a las cuentas de aporte para la educación, también se radica en abril).
- El formulario 480.7D (vinculada a los pagos relacionados con arrendamientos de vehículos automóviles, el documento debe ser presentado antes del último día del mes de enero).
¿Para qué puedes usarlo?
Cuando hablamos de este formulario no hablamos de una funcionalidad específica, como se comentó anteriormente hay distintos tipos de formularios porque cada uno de ellos tiene como labor declarar una información distinta relacionada con los servicios que aporta el contribuyente a su respectiva empresa. Cada documento cuenta con un código alfanumérico para su debida identificación en el sistema.
La función general, que podemos otorgarle al formulario 480, es dar a conocer las declaraciones informativas efectuadas por un contribuyente en específico durante un año contributivo en específico. Las informaciones entregadas al Departamento de Hacienda son utilizadas para generar un registro de las cantidades de dinero pagadas por la prestación de un servicio en particular.
¿Quiénes deben presentarlo?
Antes de siquiera pensar en decidir cuál declaración informativa tenemos que llenar acorde a nuestra situación, debemos pensar en si estamos en las condiciones legales para poder expedir una solicitud. Las personas que están habilitadas para solicitar un formulario 480 son los contribuyentes, los comerciantes y los causantes o donantes de las transacciones a declarar.
Al tener esta información en consideración, debe adquirir o poseer los conocimientos para emitirla tanto para sí mismo como para un tercero, es probable que muchas personas bajo su mando requieran dicha documentación sin conocerlo, es mejor estar preparado ante la catástrofe que recibirla sin ninguna capacidad de respuesta al momento.
¿Cómo llenarlo?
Cuando tengamos que llenar el formulario 480, debemos tener en consideración una serie de datos importantes para llenar el documento sin necesidad de estar corriendo ni buscando información de manera desesperada, por eso haremos un listado con los datos que el solicitante debe tener a la mano para completar el formulario.
Como primera acción relacionada con el formulario 480 hay que seleccionar, dentro de la infinidad de planillas que podamos encontrar, la indicada acorde a nuestras necesidades, luego de eso tendremos que colocar una serie de datos de identificación como:
- Nombre completo del contribuyente, comerciante, causante o donante que solicita dicho formulario.
- El número del seguro social de la persona encargada de llenar el documento y registro de comerciante.
- Entregar una dirección de correo electrónico que sea válida y de uso frecuente.
- Nombre completo del cónyuge.
- Dirección domiciliará del administrador.
- Uno o dos números de contacto.
- Nombre legal del negocio.
¿Cuáles son los formularios para la declaración informativa?
Las declaraciones informativas emitidas por el gobierno de Puerto Rico son muy numerosas, tomando en cuenta que existe una para cada ingreso específico que se pueda obtener. Sin embargo, cuando hablamos de declaraciones informativas relacionadas con servicios, contratistas independientes y servicios profesionales estamos hablando de dos formularios en específico: 480.6A y las 480.6B.
Estos dos formularios llevan información personal (número de seguro social, nombres, dirección, número de identificación patronal federal) tanto de la persona que efectúa el pago como de la persona que recibe el pago, son formularios usados para reportar pagos asociados a la prestación de servicios.
¿Cómo solicitar copia del Formulario 480 y del comprobante de retención W-2PR?
El Departamento de Hacienda de Puerto Rico es la institución encargada de emitir las copias relacionadas al formulario 480 y el comprobante de retención W-2PR. Para obtener una copia certificada de ambos documentos debemos llenar una planilla con una solicitud formal.
Al tener en físico dicha planilla tendremos que llenarla minuciosamente, sin omitir datos ni exagerarlos, y luego dirigirnos personalmente a una de las oficinas autorizadas del Departamento de Hacienda, también son llamados Centros de ayuda al contribuyente.
¿Cuáles son las partes del formulario?
El formulario 480 está dividida en 6 partes completamente distintas, desglosaremos cada punto para que el lector tenga una idea de que colocar en cada apartado:
- Parte #1: al ser la fase inicial del formulario 480, se tiene que indicar el tipo de contribuyente que se encarga de llenar el documento en cuestión, pueden ser 4 tipos: Corporación, Fiduciario o Sucesión, Individuo y Sociedad. Debe colocar la opción que represente.
- Parte #2: continuando con el llenado, esta parte solicita el tipo de servicio pedido, encontrará dos opciones de las cuales puedes escoger entre “Copia de Planilla no protocolar” y “Copia de Planilla protocolar”.
- Parte #3: en este apartado deberá indicar el tipo de documento que desea solicitar el contribuyente, apuntara la opción más indicada a su condición.
- Parte #4: aquí se tiene que especificar los pequeños detalles de los documentos solicitados escribiendo todo lo referente al año contributivo.
- Parte #5: al llegar a esta parte deberemos ofrecer detalles con respecto a los sellos de rentas internas, sellos que podremos encontrar o anexar junto a la solicitud, será de vital importancia tener a la mano el número de serie.
- Parte #6: como parte final del formulario 480 encontraremos un apartado para ejercer la declaración por un lado y la firma por otro. Como recomendación, debe escribir los datos solicitados en letra molde junto con la firma, también será necesario escribir la fecha de emisión del formulario, el tipo de persona que se encuentra solicitando la copia, su tipo identificación y el número del documento.
Instrucciones para hacer la solicitud
Acorde a la página principal del Departamento de Hacienda de Puerto Rico, hay tres formas de presentar la solicitud a través de la plataforma SURI, las nombraremos una por una:
Radicación manual
- Se buscará ingresar de forma manual la información correspondiente en cada uno de los formularios.
- Podrá certificar, como máximo, 2000 formularios por cada tipo de declaración o formulario que tenga o desee emitir en el año contributivo (en esta modalidad el usuario podrá radicar todos los comprobantes necesarios y declaraciones informativas).
Radicación vía Excel
- El formato Excel con los requerimientos necesarios para este trabajo lo puedes obtener ingresando a la página principal de SURI.
- Se deben ingresar los datos pertinentes acorde a su situación, al igual que el método anterior tendrá 2000 formularios a su disposición.
Radicación vía Archivo de Texto
- Se importará información, perteneciente a un archivo de texto que cumpla los requisitos necesarios explicados en la publicación 19-01.
- Este método no ejerce límites en cuanto a cantidad de formularios radicados.
Preguntas frecuentes
Durante la realización de este trámite pueden surgir, como no, una cantidad importante de dudas asociadas a nuestra condición laboral y si eso complica de alguna forma la entrega definitiva del formulario 480, aquí dejaremos dos de las preguntas más frecuentes.
¿Se necesita consignar el Documento de identificación para la solicitud de la copia del comprobante?
Sí se necesita, es de suma importancia a la hora de radicar el formulario 480 presentar algún documento que certifique la identidad de la persona que requiera solicitar el formulario, estos pueden ser el pasaporte, la tarjeta electoral, la licencia de conducir, tarjeta de empleado, tarjeta de estudiante, y un largo etcétera.
¿Los empleados del gobierno pueden solicitar el Comprobante de Retención W-2PR en línea?
Sí, ser un empleado de gobierno no genera ningún tipo de impedimento para realizar este tipo de solicitudes mediante la Colecturía Virtual, en caso que necesita visitar la página la dejaremos aquí. Es importante recordar que realizar la solicitud es totalmente gratuita.
Ejercer este tipo de certificaciones legales puede resultar muy tediosas y frustrantes cuando no se tiene la certeza de lo que se está haciendo, esperamos que el artículo haya sido de utilidad para comprender a profundidad las utilidades del formulario 480.